Tenue des livres corporatifs

Une compagnie est une « créature de papier ». Elle existe en vertu de ses statuts constitutifs déposés auprès des autorités gouvernementales. Elle s'exprime par des résolutions, des règlements, des contrats, autant d'écrits à produire et consigner.

Le fait d'avoir des «  papiers » en ordre facilite la tâche de tous les intervenants auprès de votre compagnie qu'il s'agisse des avocats, fiscalistes, comptables ou vérificateurs fiscaux et autres agents publics responsables de l'application de la loi. La tenue professionnelle des livres de la compagnie permet ainsi d'éviter des oublis ou des erreurs pouvant avoir des conséquences administratives, opérationnelles et financières sérieuses.

Aussi, chaque année, des assemblées des administrateurs et des actionnaires doivent avoir être tenues pour accomplir les exigences prévues par les lois et voir à la production des déclarations obligatoires. Là encore, des «  papiers » devront être produits et consignés.

Nous savons que beaucoup de dirigeants de compagnies sont d'avis que ce travail de «  gestion de papier » est fastidieux et n'apporte pas de valeur ajoutée. Mais nous pensons au contraire que leur investissement visant à s'assurer que la situation de leur compagnie et la chaîne d'évènements marquant son évolution soient nettes, précises et actualisées leur rapportera d'importants bénéfices :

• D'abord, parce que les dirigeants auront l'esprit tranquille. Or, ceci est un bénéfice inestimable pour tous les entrepreneurs dont l'attention doit être consacrée aux enjeux commerciaux de leurs entreprises.
• Ensuite, parce qu'une entreprise dont la documentation est bien tenue sera plus facile à évaluer, rendra les acheteurs, les banquiers et les investisseurs moins méfiants et facilitera la conclusion des ententes à son avantage.

Soucieux que nos clients rencontrent leurs responsabilités en matière de tenue de livres corporatifs, DUPUIS PAQUIN les réfère à un partenaire spécialisé dans ce champ de pratique. Axée sur le volume, l'approche standardisée de PARACO permet à nos clients de bénéficier de forfaits très abordables pour les services suivants :

• Mise à jour des différents livres et registres de la compagnie (actionnaires, administrateurs, dirigeants, transferts, etc.) ;
• Dépôt de déclarations modificatives auprès du Registraire des entreprises ;
• Mise à jour annuelle, dans la déclaration de revenus, des renseignements inscrits au Registre des entreprises (entreprises jumelées) ;
• Rappels au client et au comptable des dates de fin d'exercice financier ;
• Rencontre annuelle avec le client pour s'assurer que toutes les informations pertinentes apparaissent dans les livres et registres de la compagnie ;
• Conservation dans un système informatique de toutes les informations saisies, avec copie de sauvegarde quotidienne ;
• Accès du client, en tout temps, au livre des minutes virtuel de la compagnie ;
• Conservation en lieu sûr du livre de la compagnie ;
• Collaboration avec les autres professionnels au service du client, dont le comptable.

L'équipe de DUPUIS PAQUIN reste évidemment à la disposition de ses clients pour prendre en charge ceux de ces services qui exigeraient une attention plus particulière.